Die Light Night fand nun schon in der 9. Auflage statt. Was waren die wichtigsten Erkenntnisse und Erfahrungswerte, die von den früheren Veranstaltungen bekannt waren?

 

Student A: 

 

Ich wusste nichts Wirkliches von den letzten Light Nights, jedoch hab ich von Freunden in den höheren Semestern gehört, dass es viel Arbeit aber die geilste Party in Albstadt ist.

Student B:

 

Es ist nicht leicht, auf alle Wünsche einzugehen.

Es besteht immer ein Risiko, dass nicht alles nach Plan läuft.

Man steht zeitlich unter Druck.

 

Inwiefern waren für die Light Night 9.0 neue Ideen und Impulse vorgesehen? Was wurde ggü. früher geändert bzw. was wurde beibehalten? Und weshalb?

 

Student A:

 

Wir hatten am Anfang einige Konzepte, welche aber alle nicht so erfolgreich gewesen wären wie die Light Night direkt auf dem Campus zu veranstalten. Die anfänglichen Konzepte/Ideen wurden ca. die ersten 2 Wochen bearbeitet, bis die Erkenntnis kam es ähnlich wie die vorherigen Light Night's zu machen. Der Unterschied zur Light Night 8.0 war es, die Chill-Out-Bereich als Aprés-Ski-Bereich zu nutzen, den Außenbereich kleiner zu machen und dadurch, dass wir in der Vorweihnachtszeit sind, dort auch Glühwein anzubieten (sprich etwas weihnachtlichere Stimmung). Des Weiteren haben wir den Vorlesungsraum W006 nicht mehr genutzt.

 

Student B:

 

Da wir ein neues Konzept benötigt haben, haben wir Glühwein angeboten, außerdem gab es auch noch nie einen Aprés-Ski Bereich. Wir hatten einen 6 Meter hohen, aufblasbaren Weihnachtsmann. Bezahl-/Pfandsystem gab es in der Form früher schon. Und Barsystem ebenfalls.

Ein Sprichwort sagt: "Bevor Du ein Unternehmen gründest, gründe erst einmal eine Band!". Welche Parallelen seht Ihr zwischen dem Management eines Events wie der Light Night und dem Gründen eines Unternehmens?

 

Student A:

 

Die Parallelen, die ich sehe, sind:

  • enormer Zeitaufwand
  • strukturiertes Vorgehen
  • Unternehmens-/Grupppenhirarchie (hätte jeder gleich viel zu sagen gehabt, dann wäre die Light Night in die Hose gegangen)
  • Verantwortung zu tragen

 

Student B:

 

Man muss alles zuvor organisieren.

Die Risiken und Eintritts-wahrscheinlichkeiten muss man kennen.

Man muss viel Zeit darin investieren.

Wer war alles in die Organisation mit eingebunden? Gab es eine konkrete Aufgabenteilung im Projektteam?

 

Student A:

 

Man konnte nicht direkt zuordnen, wer alles in der Organisation stand, da jeder irgendwie ein Teil der Organisation war. Es gab anfänglich eine konkrete Aufgabenteilung, jedoch wurde die im Laufe der Zeit immer wieder geändert. Jedoch hätte man mit mehr Erfahrung die Aufgaben direkter verteilen können, um Zeit einzusparen.

 

Student B:

 

Eine Aufgabenteilung gab es, man kann sich aber nicht immer dranhalten, deshalb müssen alle bei allen Teilgebieten mitwirken.

Und mit welchen externen Partnern musstet ihr in Kontakt treten?

 

Student A:

 

Hier muss man unterscheiden, da meiner Ansicht selbst der Kontakt zu der AStA als "externer Kontakt" zu sehen war. Hochschulinterner/"externer" Kontakt bestand mit der AStA und dem "Spielleiter" Herr Sommer. Hochschulexterne Kontakte gab es viele: Rathaus Albstadt, sämtliche Sponsoren, Lichttechnik-Unternehmen, Getränkelieferant, Grillmeister, etc. Des Weiteren wurde selbst die SIA kontaktiert, um eine LAN-Party mit zu integrieren (was durch Desinteresse der SIA wieder gecancelt wurde).

 

Student B:

 

Sponsoren, Getränkehändler, Security, Lichttechnik, Essenslieferant.

Ist alles nach Plan gelaufen oder musste kurzfristig auch improvisiert werden?

 

Student A:

 

Es musste sehr, sehr viel improvisiert werden, da durch den bestehenden Zeitdruck auch jeder Fehler bestraft wurde und man zeitlich zurückgeworfen wurde. Meine Einschätzung: 70% geplant 30% improvisiert.

 

Student B:

 

Ja, kurzfristig musste auch improvisiert werden.

Welche wirtschaftliche Bilanz könnt ihr am Ende vorlegen? Wurden die Erwartungen an Besucherzahl, Organisation und Einnahmen erfüllt?

 

Student A:

 

Die Besucherzahl wurde meiner Meinung nach auf jeden Fall erfüllt, obwohl wir nach Außen (sprich Gäste, die nichts mit der Hochschule zu tun haben) zu wenig/schlechtes Marketing gezeigt haben.

Die Organisation lief hin und wieder chaotisch, jedoch muss man auch hier sagen, dass man die Erwartungen erfüllt hat, wenn man bedenkt aus wie wenig Personal das Light Night-Team bestand und wie gut die Light Night bei den Gästen ankam.

Die Erwartung/Das Ziel bei den Einnahmen war es, schwarze Zahlen zu schreiben. Wir hatten zwar wenig fixe Einnahmen bei den Sponsoren (was meiner Meinung nach daran lag, dass wir zu wenig Zeit hatten und dadurch einige Sponsoren zu wenig Zeit zum Überlegen hatten), jedoch haben wir an über 95% der angemeldeten Besucher bereits im Voraus Karten verkaufen können. Wie viel Geld wir bei dem direkten Event eingenommen haben ist mir unbekannt, jedoch bin ich mir sicher, dass wir unser Ziel und unsere Erwartungen erfüllt haben.

 

Student B:

 

Die Erwartungen an die Besucherzahl konnten erfüllt werden. Organisation war meiner Ansicht nach gut. Da wir keine genauen Zahlen haben, kann ich nicht sagen ob wir unser Ziel an Einnahmen erfüllen konnten. Ich gehe trotzdem davon aus, dass die Kosten gedeckt sind.

Rückblickend betrachtet, was waren die größten Herausforderungen und welche Tipps / Ratschläge könnt ihr an zukünftige Projektteams weiterreichen?

 

Student A:

 

Never change a running System. Bleibt mit der Light Night in der Hochschule, egal was Herr Sommer sagt.

Student B:

 

Zeitlich wurde es knapp, es wäre gut, wenn wir noch eine Woche hätten. Es war nicht immer leicht, gewisse Personen für bestimmte Aufgaben zu motivieren.

An die zukünftigen Projektteams:

  • Sucht euch euer Team genauestens ausschaut, dass jeder
  • vom ersten Tag an wirklich arbeitet
  • Trifft euch mehrmals die Woche (Anwesenheitspflicht für ALLE!)

 

Könnt ihr euch vorstellen, später selbständig unternehmerisch aktiv zu sein?

 

Student A:

 

Kommt auf die Idee/das Konzept an, das man hat. Aber wenn es sich finanziell lohnt, dann kann man nicht viel dagegen haben.

 

Student B:

 

Vorstellen ja, ist aber nicht mein Ziel.

 

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